Özel yazılım, bir işletmenin iş kurallarına göre geliştirilen ve kaynak kodu o işletmeye ait olan yazılımdır. Hazır paket program ise aynı ürünü birçok firmaya lisans ya da abonelikle sunar ve işletme kendini programın akışına uyarlar. Standart bir süreç için hazır paket çoğu zaman daha hızlı ve ekonomiktir. Süreciniz rekabet avantajınızı taşıyorsa ya da pakete sığmıyorsa özel yazılım öne çıkar.
2004'ten beri işletmelere yazılım geliştiriyoruz ve bu soruyu ilk görüşmelerin çoğunda müşterimizle birlikte cevaplıyoruz. Aşağıda kararı verirken kullandığımız ölçütleri sırayla anlatıyoruz.
Özel yazılım ve hazır paket programın tanımı
Hazır paket program, aynı işi yapan çok sayıda firmanın ortak ihtiyacına göre tasarlanmış ve kurulduğu gibi kullanılan yazılımdır. Muhasebe, bordro ve e-Fatura programları en bilinen örneklerdir. Ürünün yol haritasını sağlayıcı belirler. Siz ayarlar ve modüller arasından seçim yaparsınız.
Özel yazılım ise sizin işinizin kavramlarıyla kurulur. Ekranlar, onay akışları ve raporlar sizin kullandığınız düzene göre tasarlanır. Kullanıcı başı lisans ödenmez. Buna karşılık geliştirme için baştan bir bütçe ve yayından sonra düzenli bakım gerekir.
İki seçeneğin arasında bir ara durum da vardır. Bazı hazır paketler firmaya özel uyarlama kabul eder. Bu uyarlamalar paketin sınırları içinde kalır ve her sürüm güncellemesinde yeniden test edilmesi gerekir.
Hazır paketin yettiği durumlar
Hazır paket, süreciniz sektördeki diğer firmalarla büyük ölçüde aynıysa yeter. Muhasebe kaydı, bordro hesabı ve e-Fatura gönderimi gibi işler mevzuatla tanımlıdır ve bir firmayı diğerinden ayırmaz. Bu işler için özel geliştirme yapmak çoğu zaman bütçeyi yanlış yere harcamak olur.
- Kullanıcı sayısı az ve yakın zamanda artması beklenmiyor.
- Paketin hazır raporları yönetimin sorduğu soruları karşılıyor.
- Kısa sürede başlamanız gerekiyor ve analiz için zaman ayıramıyorsunuz.
Bu durumda bile paketi seçmeden önce bir deneme hesabıyla gerçek bir haftanızı programda yürütmeyi öneriyoruz. Tanıtım ekranında kolay görünen bir akış, kendi verinizle başka türlü çalışabilir.
Hazır paketin bir avantajı da bakımın sağlayıcıda olmasıdır. Mevzuat değiştiğinde güncellemeyi sağlayıcı yapar. Muhasebe ve bordro gibi sık değişen alanlarda bu önemli bir artıdır.
Özel yazılımın öne çıktığı durumlar
Özel yazılım, işinizi diğerlerinden ayıran süreç hazır paketin veri yapısına sığmadığında öne çıkar. Ekip bu durumda ya programın yanında Excel dosyaları tutmaya başlar ya da süreci programa uysun diye değiştirir. İki yol da zamanla maliyet üretir.
- Takip ettiğiniz birim paketteki birimden farklı. Örneğin işçiliği saat yerine şantiye bazında yevmiye olarak tutuyorsunuz.
- Aynı veriyi iki ya da üç programa elle giriyorsunuz.
- Paketin uyarlama maliyeti her sürüm güncellemesinde yeniden ortaya çıkıyor.
MedTek'te durum buydu. Hazır CRM'ler satış ve müşteri takibi için tasarlanmıştı ve şantiyede kimin tam gün, kimin yarım gün çalıştığını tutmaya uygun değildi. Böyle durumlarda özel yazılım geliştirme sürecini en çok değer üretecek modülle başlatıyoruz.
Özel yazılıma geçmek her şeyi bir seferde yeniden yazmak anlamına gelmez. En çok zorlandığınız süreçle başlayan küçük bir ilk sürüm hem bütçeyi hem riski sınırlar. Sonraki modüller gerçek kullanım verisine göre planlanır.
Kararı belirleyen beş ölçüt
Karar, sürecinizin ne kadar standart olduğuna, kullanıcı sayısına, entegrasyon ihtiyacına, verinin kime ait olacağına ve elinizdeki zamana bağlıdır. Bu beş ölçütü bir tabloya yazıp her biri için iki seçeneği puanlamak, toplantılardaki tartışmayı somutlaştırır.
- Sürecin standart olması. Süreç sektördeki herkes için aynıysa paket, size özgüyse özel yazılım öne çıkar.
- Kullanıcı sayısı. Kullanıcı başı lisans ödenen paketlerde maliyet kullanıcı sayısıyla birlikte büyür.
- Entegrasyon. Yazılımın muhasebe programı, e-Fatura entegratörü ve pazaryeri gibi sistemlerle konuşması gerekiyorsa paketin bunu hangi yöntemle desteklediğine bakın.
- Veri ve kod. Pakette veri çoğu zaman sağlayıcının sisteminde durur. Özel yazılımda kaynak kod ve veritabanı size aittir.
- Zaman. Paket kısa sürede kullanılmaya başlanır. Özel yazılım analiz ve geliştirme süresi ister.
Puanlamayı yalnızca yönetim yapmasın. Programı her gün kullanacak çalışanları da masaya çağırın. Masada anlatılan süreç ile sahadaki süreç çoğu zaman farklıdır.
Lisans maliyeti ile geliştirme maliyetinin karşılaştırılması
Hazır pakette maliyetin büyük kısmı lisans ya da abonelikten, özel yazılımda ise başlangıçtaki geliştirme bedelinden ve yıllık bakımdan oluşur. Bu yüzden iki seçeneği ilk yılın faturasıyla karşılaştırmak yanıltır. Doğru karşılaştırma birkaç yıllık toplam maliyettir.
Karşılaştırmada kullanıcı sayısının birkaç yıl sonra ne olacağını da tahmin edin. Bugün küçük bir ekibin kullandığı paket, saha ekibi ve bayiler de sisteme girdiğinde çok daha fazla lisans gerektirebilir. Özel yazılımda bu büyüme lisans bedeline yansımaz, sunucu kapasitesine yansır.
Pakette lisansın dışında kalan kalemleri de hesaba katın. Kurulum ve uyarlama danışmanlığı, ek modüller ve yıllık güncelleme bedeli bunların başında gelir. Özel yazılımda ise barındırma, yedekleme ve bakım her yıl sürer. Özel yazılımın fiyatını hangi kalemlerin belirlediğini özel yazılım fiyatları sayfamızda sekiz başlıkta topladık.
Hazır muhasebe ile özel operasyon yazılımını birlikte kullanmak
Birçok işletme için en dengeli sonuç, standart işlerde hazır paketi, işi farklı kılan süreçte özel yazılımı kullanmaktır. Muhasebe ve e-Fatura hazır programda kalır. Sipariş, üretim ya da şantiye takibi özel uygulamada yürür ve iki sistem birbirine bağlanır.
Bu yaklaşımda dikkat edilecek nokta, verinin hangi sistemde doğduğunu baştan belirlemektir. Bir müşteri kaydı hem muhasebede hem operasyon uygulamasında açılıyorsa hangisinin asıl kaynak olduğu yazılı olmalıdır. Aksi hâlde iki sistem zamanla birbirinden kopar.
ERP özelinde bu kararı, lisans dışı kalemleri ve beş yıllık maliyet karşılaştırmasını KOBİ'ler için ERP seçimi yazımızda ayrıntılı anlattık.
Her işletmenin özel yazılıma ihtiyacı var mı?
Hayır. Standart süreçlerle çalışan ve hazır programın raporlarıyla yönetilebilen bir işletme için hazır paket daha mantıklıdır. Bunu ilk görüşmede açıkça söylüyoruz.
Özel yazılım, ekibin her gün paketin etrafından dolaştığı, aynı veriyi birkaç yere girdiği ve yönetimin sorduğu soruya rapordan cevap alamadığı noktada kendini öder. Emin değilseniz kararı bir fonksiyonel tasarım çalışmasıyla verebilirsiniz. Kapsam ve tahmin yazıya döküldükten sonra iki seçeneği aynı tablo üzerinde karşılaştırmak kolaylaşır.
Özet
Hazır paket standart işler için hızlı ve ekonomik bir başlangıçtır. Özel yazılım, işinizi farklı kılan süreç pakete sığmadığında ve birkaç yıllık toplam maliyet lehine döndüğünde öne çıkar. Kararı ilk yılın faturasına bakarak vermeyin. Süreci, kullanıcı sayısını, entegrasyonları, veri sahipliğini ve zamanı birlikte tartın. Çoğu işletme için hazır muhasebe ile özel operasyon yazılımını birleştiren hibrit yol en dengeli sonuçtur.