Excel, bir işi hızlıca kayıt altına almak için çok iyi bir araçtır. Formül bilen biri birkaç saatte işe yarar bir takip tablosu kurar. Sorun, o tablonun yıllar içinde şirketin ana sistemi hâline gelmesiyle başlar. Dosya büyür, kopyaları çoğalır, birkaç kişi aynı anda üzerinde çalışmaya başlar ve tablo artık kimsenin tam olarak anlamadığı bir yapıya dönüşür.
Bu yazıda bir Excel sürecinin ne zaman web uygulamasına taşınması gerektiğini, taşırken nelere dikkat edilmesi gerektiğini ve bizim bu işi hangi adımlarla yaptığımızı anlatıyoruz.
Excel'in yetmediğini gösteren işaretler
- Aynı dosyanın birden fazla sürümü var. "Son hali", "son hali 2", "Ahmet'in düzelttiği" gibi dosya adları dolaşıyor ve hangisinin doğru olduğu tartışılıyor.
- Birkaç kişi aynı anda veri giriyor. Paylaşılan dosyada kayıtlar birbirinin üzerine yazılıyor ya da kilitleniyor.
- Bir rapor için saatler harcanıyor. Ay sonu raporu birkaç dosyanın birleştirilip elle düzeltilmesiyle çıkıyor.
- Kimin neyi değiştirdiği bilinmiyor. Bir rakam yanlış çıktığında nereden geldiğini bulmak mümkün olmuyor.
- Dosyayı tek bir kişi anlıyor. O kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında süreç duruyor.
- Sahadan veri girmek gerekiyor. Saha ekipleri bilgiyi kâğıda ya da mesajla iletiyor, ofiste biri Excel'e geçiriyor.
- Yetki ayrımı yapılamıyor. Herkes her sütunu görüyor ve değiştirebiliyor, maliyet ya da maaş gibi bilgiler korunamıyor.
Bu işaretlerden iki ya da üçü sizde varsa, Excel artık işi yavaşlatıyor demektir.
Hazır yazılım mı, özel uygulama mı?
İlk soru şudur: Bu süreç için piyasada hazır bir yazılım var mı? Muhasebe, bordro ya da e-ticaret gibi standart süreçlerde çoğu zaman hazır bir ürün daha mantıklıdır. Ama Excel'de tutulan süreçlerin önemli bir kısmı şirkete özgüdür. Zaten hazır bir yazılıma uymadığı için Excel'de kalmıştır.
Bunun tipik bir örneği şantiye bazlı yevmiye takibi. MedTek için yazdığımız uygulamada, hazır CRM'lerin karşılamadığı yevmiye ve malzeme takibini her şantiye için ayrı yönetilecek şekilde kurduk. Bu karar konusunu KOBİ'ler için ERP: hazır paket mi, özel yazılım mı yazımızda daha ayrıntılı ele aldık.
Bir Excel sürecini web uygulamasına taşıma adımları
1. Önce süreci anlamak
İlk iş Excel dosyasını kopyalamak olmamalı. Dosya, sürecin yıllar içinde birikmiş bir izidir. İçinde artık kullanılmayan sütunlar, geçici çözümler ve sadece bir kişinin bildiği kurallar vardır. Biz önce işi yapan kişilerle oturuyor, verinin nereden geldiğini, kimin girdiğini, kimin onayladığını ve hangi raporun kime gittiğini çıkarıyoruz. Bu çalışmada alan uzmanlarıyla ortak bir dil kurmak, Domain-Driven Design yaklaşımımızın ilk adımıdır.
2. Veriyi modellemek
Excel'de her şey satır ve sütundur. Bir uygulamada ise müşteri, sipariş, ürün, şantiye ya da personel gibi kavramlar ayrı kayıtlar olur ve birbirine bağlanır. Aynı müşterinin adı on farklı yazımla geçiyorsa, bu aşamada tek bir kayıtta birleşir. Doğru kurulan veri modeli, sonraki raporların doğruluğunu belirler.
3. Veri girişini kolaylaştırmak
Kullanıcılar Excel'i esnek olduğu için sever. Yeni uygulama bu esnekliği kaybettirmemeli. Sık kullanılan değerlerin listeden seçilmesi, eksik tanımların formdan çıkmadan eklenebilmesi ve telefondan kullanılabilen ekranlar bu yüzden önemlidir. Veri girişi zorlaşırsa insanlar tekrar Excel'e döner.
4. Eski veriyi taşımak
Geçmiş kayıtlar genellikle değerlidir ve yeni sisteme taşınmalıdır. Excel verisi neredeyse her zaman temizlik ister: boş hücreler, farklı tarih biçimleri, metin olarak girilmiş sayılar, tekrar eden kayıtlar. Biz taşıma işini tekrar tekrar çalıştırılabilen bir aktarım olarak yazıyoruz. Böylece test ederken defalarca deneyebiliyor, geçiş gününde sürpriz yaşamıyoruz.
5. Raporları yeniden kurmak
Elle hazırlanan raporlar uygulamada her açıldığında güncel veriden hesaplanır. Kullanıcılar Excel'e alışkın olduğu için raporların Excel'e aktarılabilmesini de istiyoruz. Böylece Excel analiz için kullanılmaya devam eder, ama veri tek bir kaynaktan gelir.
6. Küçük başlayıp büyütmek
Bütün süreci tek seferde taşımaya çalışmak yerine en çok değer üretecek parçayla başlamak daha sağlıklıdır. İlk modül kullanıma girdiğinde gerçek geri bildirim gelir ve sonraki adımlar buna göre planlanır.
İpucu: Geçiş döneminde Excel ile yeni uygulamayı paralel tutmak cazip görünür, ama uzun sürerse iki kaynak birbirinden kopar. Paralel dönemi kısa tutun ve bitiş tarihini baştan belirleyin.
Access ya da eski bir masaüstü uygulaması kullanıyorsanız
Bazı şirketlerde süreç Excel'den bir adım ileri gitmiş, Access ya da eski bir masaüstü uygulamasına taşınmıştır. Bu durumda da benzer sorunlar yaşanır: tek bilgisayara bağımlılık, uzaktan erişim zorluğu ve bakımını yapacak kimsenin kalmaması. Bu senaryoyu Access uygulamanızı modern bir web uygulamasına taşımak yazımızda anlattık. Ares Vida için 2006'dan beri büyüyen bir Access uygulamasını veri kaybı olmadan Java tabanlı bir web uygulamasına taşıdık.
Özet
Excel küçük ve tek kişilik işler için iyi bir araçtır. Birden fazla kişi aynı veriye bağımlı hâle geldiğinde, raporlar elle hazırlanmaya başladığında ve dosyayı tek bir kişi anlar hâle geldiğinde bir web uygulamasına geçme zamanı gelmiştir. Geçişte önce süreci modelleyin, veri girişini kolay tutun, eski veriyi temizleyerek taşıyın ve küçük bir modülle başlayın.